MARCO LEGAL
El presente documento contiene la Política de Tratamiento de Datos Personales de CEPLEM – Centro de Pensamiento Luis Eduardo Moreno (en adelante, “CEPLEM”), desarrollada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones complementarias y concordantes sobre la materia.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política se aplica a CEPLEM respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, compilación, intercambio, actualización y demás actividades que constituyan tratamiento de datos personales registrados en cualquier base de datos de su propiedad o bajo su administración.
INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social: CEPLEM – Centro de Pensamiento Luis Eduardo Moreno
Naturaleza jurídica: Centro de pensamiento / organización sin ánimo de lucro
Domicilio: Tv. 29 # 36 – 40, Teusaquillo, Bogotá
Correo electrónico de protección de datos: protecciondedatos@ceplem.com
Página web: ceplem.com
DEFINICIONES, PRINCIPIOS Y LEGITIMACIÓN
La presente política incorpora las definiciones de autorización, base de datos, dato personal, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular y tratamiento contenidas en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, así como las definiciones de aviso de privacidad, dato público, datos sensibles, transferencia y transmisión previstas en el Decreto 1377 de 2013.
En el tratamiento de datos personales, CEPLEM aplicará los principios rectores del artículo 4° de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad
- Finalidad
- Libertad
- Veracidad o calidad
- Transparencia
- Acceso y circulación restringida
- Seguridad
- Confidencialidad
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
CEPLEM, como centro de pensamiento, realizará el tratamiento de datos personales con las siguientes finalidades:
1. Finalidad General
Desarrollar actividades académicas, investigativas, formativas, sociales, culturales y de participación ciudadana orientadas al análisis, estudio, formulación de propuestas y fortalecimiento del debate público, la democracia y la participación.
2. Finalidades Específicas
CEPLEM podrá tratar datos personales para:
- Gestionar inscripción y participación en seminarios, foros, congresos, talleres y actividades académicas.
- Administrar programas de formación, diplomados y cursos.
- Gestionar procesos de investigación, encuestas, estudios y análisis estadísticos.
- Vincular investigadores, docentes, voluntarios, colaboradores y contratistas.
- Gestionar relaciones contractuales con proveedores.
- Administrar bases de datos de aliados estratégicos, medios de comunicación y organizaciones académicas.
- Enviar información institucional, académica y de divulgación.
- Gestionar talento humano.
- Administrar voluntariado.
- Gestionar aportes, donaciones o contribuciones.
- Garantizar la seguridad de visitantes mediante sistemas de control de acceso y videovigilancia.
- Cumplir obligaciones legales, contables y administrativas.
Adicionalmente, los datos podrán ser utilizados para:
- Envío de información por medios físicos o digitales (correo electrónico, SMS, mensajería instantánea u otros).
- Elaboración de estadísticas y análisis de impacto.
- Atención de requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
- Transferencia o transmisión nacional o internacional cuando sea necesario para el cumplimiento de sus fines.
DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
c) Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
f) Acceder gratuitamente a sus datos personales.
TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de menores de edad está prohibido salvo cuando se trate de datos públicos y se cumplan los requisitos legales.
En caso de ser necesario su tratamiento en actividades académicas o formativas, se requerirá autorización expresa del representante legal y se garantizará el respeto del interés superior del menor.
DATOS SENSIBLES
Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, datos biométricos, entre otros).
CEPLEM solo tratará datos sensibles cuando:
- El titular haya otorgado autorización explícita.
- Sea necesario para salvaguardar un interés vital.
- Se trate de actividades legítimas de una organización sin ánimo de lucro en el marco de sus fines institucionales.
- Exista obligación legal.
AUTORIZACIÓN
El tratamiento de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o digitales.
DEBERES DE CEPLEM COMO RESPONSABLE
CEPLEM se compromete a:
- Garantizar el derecho de hábeas data.
- Conservar copia de la autorización.
- Informar la finalidad del tratamiento.
- Adoptar medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas.
- Tramitar consultas y reclamos.
- Informar a la SIC sobre incidentes de seguridad.
- Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS
Los titulares podrán presentar consultas o reclamos mediante:
- Correo electrónico oficial de protección de datos.
- Dirección física institucional.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles.
Los reclamos se tramitarán conforme a los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012.
TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
CEPLEM podrá utilizar servicios tecnológicos o servidores ubicados en el exterior, previa autorización del titular, cumpliendo la normatividad vigente.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
CEPLEM adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado.
VIGENCIA DEL TRATAMIENTO
Los datos personales serán conservados mientras exista la finalidad que justifique su tratamiento o mientras la ley exija su conservación.
AVISO DE PRIVACIDAD (MODELO)
CEPLEM – Centro de Pensamiento Luis Eduardo Moreno, con domicilio en Colombia, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales.
Sus datos serán utilizados conforme a las finalidades descritas en la Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual podrá consultarse en la página web oficial de CEPLEM.
Para ejercer sus derechos puede comunicarse al correo electrónico oficial de protección de datos.
VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación oficial en el sitio web de CEPLEM y reemplaza cualquier versión anterior.